Colleghiamo i punti. Lei ritrova i pazienti.
Chiamate senza risposta, preventivi fermi da mesi, poltrone vuote. Prima lo misuro sul suo studio. Poi lo recuperiamo, e lo contiamo insieme ogni mese.
Scorri per partire ↓ · salta il viaggio
Quattro perdite. Nessuna compare nei report.
Non sono errori di qualcuno. Sono punti che nessuno ha il tempo di collegare, e ognuno si spegne in silenzio, ogni settimana.
Le chiamate perse diventano pazienti di un altro dentista
Quando la segreteria è occupata, in pausa o lo studio è chiuso, chi cerca un dentista non lascia un messaggio: chiama il numero successivo. Una chiamata persa non compare in nessun report dello studio, ma è un nuovo paziente che si è seduto su un’altra poltrona.
da 1500 €
il preventivo minimo di un impianto singolo: basta una chiamata senza risposta per perderlo
I preventivi che si sono spenti da soli
“Ci penso.” Poi nessuno richiama. Un impianto vale fra 1.500 e 3.000 euro, un piano di ortodonzia fra 3.000 e 6.000. Restano aperti per mesi.
90 giorni
il tempo oltre il quale un preventivo non richiamato non torna quasi mai
I pazienti che dovevano tornare
Chi fa igiene ogni sei mesi e sparisce. Chi manca da due anni. Sono già nel gestionale, si sono già fidati una volta, e nessuno li richiama.
fino a 120 €
una seduta di igiene, più le cure che spesso ne nascono
La poltrona ferma
In sanità il no-show europeo si aggira intorno al 19%. Il promemoria lo manda già il gestionale: quello che manca è riempire il posto che si è liberato.
fino a 200 €
per ogni ora di poltrona ferma, ripetuto ogni settimana
Ecco la soluzione. Sei servizi per il suo studio dentistico.
Una segreteria che risponde alle chiamate perse, il recupero dei preventivi, i richiami dei pazienti, l’anti no-show, le recensioni Google e le pratiche dei fondi sanitari. Uno per ogni perdita, e ognuno si misura ogni mese.
Recupero Preventivi
I preventivi fermi tornano a muoversi, senza che nessuno debba richiamare.
- Il problema
- Preventivi consegnati e mai richiamati: restano fermi per mesi.
- La soluzione
- Tre messaggi al paziente in ventun giorni, in automatico.
- Il risultato
- 1 impianto recuperato ripaga il servizio per più di un anno.
Pronto · Nessun collegamento al gestionale
Un preventivo da 2.400 euro consegnato e mai richiamato non è un no.
È un forse che nessuno ha più toccato. In uno studio medio ce ne sono decine, fermi da mesi.
Parla con quel paziente tre volte in ventun giorni.
Gli ricorda che il preventivo c’è, gli dice che esiste il pagamento dilazionato, e alla fine gli chiede se vuole ancora sentirne parlare.
Il cacciatore: va a riprendere quello che sembrava perso. Tre stelle nella cintura, tre messaggi in ventun giorni.
La segreteria scrive il preventivo su un foglio condiviso quando lo consegna.
Dieci secondi. Da lì in poi il sistema si muove da solo e avvisa quando qualcuno risponde.
- 1Il preventivo è consegnato, e resta fermo
- 2La segreteria lo segna sul foglio condiviso: dieci secondi
- 3Primo messaggio: il preventivo c’è ancora
- 4Secondo messaggio: esiste il pagamento dilazionato
- 5Al ventunesimo giorno: vuole ancora parlarne?
- 6Il paziente risponde
- 7La segreteria viene avvisata
1 impianto
recuperato ripaga il servizio per più di un anno.
In più: 3–5 ore al mese di richiami che la segreteria non fa più a mano.
Si misura con · Piani accettati fra i preventivi fermi
Segreteria AI
Risponde alle chiamate che oggi si perdono, anche alle otto di sera.
- Il problema
- Chiamate senza risposta quando la segreteria è occupata o lo studio è chiuso.
- La soluzione
- Un assistente risponde, raccoglie nome e motivo, avvisa subito per le urgenze.
- Il risultato
- 1 chiamata risposta può diventare un paziente da impianto: da 1.500 €.
Pronto · Versione che risponde e qualifica, senza toccare l’agenda
La segretaria è al telefono, o è in pausa, o lo studio è chiuso.
Il paziente non lascia un messaggio: chiama il dentista dopo. Quella chiamata non compare in nessun report.
Risponde alle chiamate perse e fuori orario.
Dice gli orari, spiega dove parcheggiare, raccoglie nome, numero e motivo. Riconosce le urgenze e i casi importanti, e avvisa subito.
La lira di Orfeo: la costellazione della voce. La sua stella principale, Vega, è tra le più luminose del cielo.
Il numero dello studio resta quello di sempre.
Quando è occupato o fuori orario, la chiamata viene girata all’assistente. Il paziente non deve imparare niente di nuovo.
- 1Lo studio è occupato, in pausa o chiuso
- 2La chiamata passa all’assistente, sullo stesso numero
- 3Si presenta subito come assistente virtuale
- 4Dice orari, indirizzo e dove parcheggiare
- 5Raccoglie nome, numero e motivo, e segnala subito le urgenze
- 6Al mattino la segreteria trova l’elenco pronto
1 chiamata
risposta invece che persa può diventare un paziente da impianto: da 1.500 €, diversi mesi di servizio.
In più: 6–10 ore al mese di telefono tolte alla poltrona.
Si misura con · Percentuale di chiamate con risposta
Richiami e Riattivazione
I pazienti che non vede da un anno si ricordano che esistete.
- Il problema
- Centinaia di pazienti dovevano tornare, e nessuno li richiama.
- La soluzione
- Ogni settimana il sistema li ricontatta, con il tono giusto per ognuno.
- Il risultato
- 1 paziente che torna vale un’igiene, fino a 120 €, e le cure che ne nascono.
Dopo la verifica · Serve poter esportare lo storico visite
Ogni studio ha centinaia di pazienti che dovevano tornare a sei mesi e non sono più tornati.
Nessuno li richiama, perché richiamarli a mano è un lavoro che non finisce mai.
Divide i pazienti in due gruppi e parla a ognuno in modo diverso.
A chi è in scadenza di controllo scrive breve. A chi manca da oltre un anno e mezzo scrive con più cautela, lasciando facile dire di no.
Le due stelle sul bordo del Carro puntano alla Stella Polare. Da secoli è il modo di ritrovare la strada di casa.
Una volta a settimana legge l’elenco dei pazienti con la data dell’ultima visita.
Chi è stato contattato negli ultimi tre mesi viene saltato: è la regola che impedisce di diventare fastidiosi.
- 1Una volta a settimana legge lo storico delle visite
- 2Salta chi è stato contattato negli ultimi tre mesi
- 3Divide i pazienti in due gruppi
- 4A chi è in scadenza di controllo scrive breve
- 5A chi manca da oltre un anno e mezzo scrive con cautela
- 6Tiene l’elenco di chi non è stato contattato, e perché
- 7Il paziente risponde
- 8Stella Polare: la seduta è prenotata
1 paziente
che torna vale una seduta di igiene, fino a 120 €, e spesso le cure che ne nascono: già pochi ritorni al mese coprono il servizio.
In più: 4–6 ore al mese di lavoro di lista che nessuno ha tempo di fare.
Si misura con · Pazienti riattivati e sedute prenotate
Anti-No-Show
Quando qualcuno disdice alle otto di sera, il posto si riempie da solo.
- Il problema
- Una disdetta la sera prima lascia la poltrona vuota.
- La soluzione
- Il posto liberato va subito a chi è in lista d’attesa, anche di notte.
- Il risultato
- 1 ora di poltrona riempita vale fra 80 e 200 €.
Dopo la verifica · Serve accesso in lettura all’agenda
Il promemoria glielo manda già il gestionale.
Il problema non è avvisare: è che quando uno disdice la sera prima, quel posto resta vuoto e nessuno lo riempie.
Manda il promemoria a due giorni e a un giorno, con due pulsanti: confermo, oppure non posso venire.
Chi ha già confermato non viene disturbato una seconda volta.
La regina seduta sul trono. Qui il trono è la poltrona, e non deve restare vuota.
Se il paziente disdice, il sistema cerca subito nella lista d’attesa chi ha bisogno di una seduta della stessa durata, e gli propone quel posto.
Anche di notte.
- 1Promemoria a due giorni, con due pulsanti
- 2Promemoria a un giorno, solo a chi non ha confermato
- 3Il paziente disdice, anche alle otto di sera
- 4Offre il posto alla lista d’attesa, per una seduta della stessa durata
- 5La poltrona torna occupata
1 ora
di poltrona riempita dopo una disdetta vale fra 80 e 200 €: due al mese coprono il servizio.
In più: 2–4 ore al mese di telefonate per riempire i buchi.
Si misura con · Tasso di assenze e slot riempiti dalla lista d’attesa
Recensioni Google
Le recensioni arrivano da sole, e lei approva le risposte in dieci secondi.
- Il problema
- Poche recensioni, l’ultima di mesi fa, risposte mai scritte.
- La soluzione
- Richiesta a ogni paziente dopo la visita, bozza di risposta pronta da approvare.
- Il risultato
- Un profilo Google che si muove ogni settimana, dove i nuovi pazienti scelgono.
Pronto · Serve l’accesso al profilo Google dello studio
Il profilo ha trentaquattro recensioni e l’ultima è di maggio.
Non è un problema di qualità dello studio: è che nessuno le chiede, e le risposte restano da scrivere.
Dopo la visita chiede la recensione a tutti i pazienti, sempre allo stesso modo.
E prepara la bozza di risposta a ogni recensione che arriva, pronta da approvare.
Una corona di sette stelle. La più luminosa si chiama Gemma: qui è la recensione che arriva.
A tutti significa a tutti: nessun filtro su chi è soddisfatto.
Filtrare è vietato dalla policy Google e mette a rischio il profilo dello studio. Il canale di feedback diretto viene offerto a tutti, nello stesso messaggio.
- 1La visita si conclude
- 2La richiesta parte a tutti, con il canale diretto nello stesso messaggio
- 3Gemma: la recensione arriva
- 4Il sistema prepara la bozza di risposta
- 5Il titolare la approva in dieci secondi
- 6La risposta è pubblicata
- 7Il profilo si muove ogni settimana
Canale #1
di acquisizione nel dentale locale: chi cerca un dentista legge le recensioni.
In più: 2–3 ore al mese: scrivere risposte è il lavoro che nessuno vuole fare.
Si misura con · Recensioni al mese e data dell’ultima
Assistente Fondi Sanitari
Le pratiche dei fondi arrivano alla segreteria già pronte.
- Il problema
- Ogni pratica dei fondi costa verifiche, autorizzazioni e documenti a mano.
- La soluzione
- Il sistema prepara l’elenco esatto dei documenti per quel fondo.
- Il risultato
- 4–8 ore al mese restituite alla segreteria.
Pronto · Per studi convenzionati in forma diretta
Ogni paziente in convenzione diretta significa verificare la copertura, far autorizzare il piano, caricare i documenti di fine cura.
È lavoro ripetitivo che nessun software toglie alla segreteria.
Quando un paziente dice “ho UniSalute”, il sistema registra il fondo e la forma, e prepara per la segreteria la lista esatta dei documenti che servono per quella pratica.
Le sue stelle formano la Croce del Nord, una delle figure più regolari del cielo. Come una pratica fatta bene.
La lista dei documenti non la inventa un’intelligenza artificiale: viene da una tabella per ogni fondo.
Su una pratica amministrativa un elenco inventato fa saltare l’autorizzazione.
- 1Il paziente dice: “ho UniSalute”
- 2Il sistema registra il fondo e la forma di convenzione
- 3Consulta la tabella di quel fondo: niente di inventato
- 4Prepara l’elenco esatto dei documenti
- 5Blocca ogni messaggio che prometta una copertura
- 6La pratica arriva in segreteria già pronta
8,6 milioni
di assicurati dichiarati dal solo UniSalute: il bacino è enorme.
In più: 4–8 ore al mese, negli studi con molti pazienti in convenzione diretta.
Si misura con · Ore di segreteria sulle pratiche
Tre passi. Il primo non costa niente e non impegna a niente.
Verifica gratuita
30 minuti, zero impegno
Chiamo il suo studio tre volte in tre fasce orarie, mando un messaggio su WhatsApp, compilo il form del sito e guardo il profilo Google. Poi le mando una pagina con cosa è successo, con l’ora esatta di ogni prova.
Nel report i dati misurati e le stime stanno in due sezioni separate. Se il suo studio ha risposto a tutte e tre le chiamate, c’è scritto quello.
Un modulo solo
pilota di 3 mesi
Il modulo lo decidono i dati della verifica, non le mie preferenze. Tante chiamate perse, si parte dalla segreteria. Molti preventivi fermi, si parte da quelli. Mai più di un modulo al primo giro.
Prezzo ridotto per i primi due studi, in cambio del permesso di usare i risultati come caso studio. Disdetta mensile dopo il pilota.
Si misura
ogni mese, per iscritto
Prima e dopo. Quante chiamate hanno ricevuto risposta, quanti preventivi fermi si sono mossi, quanti posti liberati sono stati riempiti. Se il numero non si muove, lo vede anche lei.
Il report mensile arriva anche quando i numeri sono brutti. È l’unico modo per capire se il servizio serve davvero.
Il primo passo è una verifica. Gratuita.
Trenta minuti di lavoro mio, zero suo. Poi le mando una pagina così, con l’ora esatta di ogni prova.
Richiedi la verifica gratuitaStudio a due poltrone, provincia di Ravenna
- 08:40Chiamatanessuna risposta, 8 squilli
- 13:15Chiamatasegreteria telefonica
- 19:30Chiamatanessuna risposta
- 09:12WhatsAppnessuna risposta dopo 26 ore
- —Profilo Google34 recensioni, ultima a maggio
I punti ci sono già. Mancano le linee.
Ogni modulo è un flusso di passaggi automatici. Qui li vede come costellazioni: le stelle sono i passaggi, e si accendono nell’ordine in cui il sistema li esegue. Si parte sempre da un modulo solo, quello che indica la verifica.
In sanità si può automatizzare, ma non tutto e non comunque.
Queste quattro cose non sono una nota a piè di pagina: sono dentro al modo in cui i sistemi sono costruiti. Alcune agenzie vendono esattamente ciò che qui è vietato, e il rischio ricadrebbe sul suo studio.
Per GDPR e deontologia serve comunque il parere di un professionista prima del primo contratto. Non lo sostituisco io, e non le dirò mai il contrario.
AI Act, articolo 50
Dal 2 agosto 2026 il paziente deve sapere dal primo istante che sta parlando con un assistente virtuale. Non è un avviso aggiunto dopo: è la prima frase che l’assistente pronuncia.
Pubblicità sanitaria, L. 145/2018
Le comunicazioni di uno studio possono essere solo informative. Ogni messaggio passa da un controllo automatico che blocca sconti, offerte, urgenze artificiali e promesse di risultato. I testi li approva il direttore sanitario.
GDPR e dati sanitari
Nomina a responsabile del trattamento con lo studio, elenco dei fornitori con il paese in cui trattano i dati, nessun dato clinico dentro i messaggi, tempi di conservazione concordati per iscritto.
Policy Google sulle recensioni
La richiesta di recensione va a tutti i pazienti, senza filtri sulla soddisfazione. Filtrare è vietato e dal 2026 viene sanzionato: il rischio ricadrebbe sul profilo dello studio, non sul nostro.
Bruno Liverani
Faenza. Costruisco e gestisco personalmente i sistemi: non c’è un reparto assistenza da chiamare, c’è il mio numero.
- Dove
- Romagna. Vengo in studio.
- Quanti clienti
- Sto cercando i primi due pilota.
- Chi risponde
- Io. Tempi di intervento scritti nel contratto.
Perché le dico che non ho ancora clienti
Potrei mostrarle loghi e percentuali come fanno tutti. Non ce li ho: sto partendo, e i primi due studi avranno un prezzo ridotto proprio per questo.
Quello che ho è diverso, e per il suo studio vale di più: i sistemi esistono già e funzionano. Glieli faccio girare davanti mentre siamo seduti, invece di raccontarle i risultati di qualcun altro che lei non può verificare.
E le porto un dato sul suo studio, misurato prima di incontrarla: quante volte ha risposto il telefono, in che orari, e cosa succede quando un paziente scrive su WhatsApp.
Se dopo la verifica risulta che il suo studio risponde a tutte le chiamate e ha il profilo Google in ordine, glielo dico e non le vendo niente. Mi interessa un cliente che resta tre anni, non una firma.
I sistemi glieli faccio vedere girare. Dal telefono, in quindici secondi.
Non una presentazione: i moduli sono costruiti e funzionano. Apro un indirizzo dal telefono e i messaggi partono davvero, su dati di esempio. Vede il messaggio che riceverebbe il paziente, il riepilogo che riceverebbe la sua segretaria, e l’elenco di chi il sistema ha deciso di non contattare, con il motivo.
Sui dati del suo studio non gira ancora: quello è il lavoro del setup, e glielo dico prima, non dopo.
- 01Il messaggio al pazientescritto sul momento, non preconfezionato
- 02Il riepilogo alla segreteriacosa è partito, cosa no, e perché
- 03Il controllo di conformitàblocca il messaggio se contiene parole vietate
- 04Lo slot che si riempieuna disdetta, e il posto va alla lista d’attesa
Le sei che arrivano sempre.
Se ne ha una settima, me la scriva: rispondo io.
01Funziona con il mio gestionale?
Dipende, e glielo dico prima di venderle qualcosa. Due dei moduli non hanno bisogno di toccare il gestionale e partono su qualsiasi studio. Gli altri due hanno bisogno di leggere l’agenda o lo storico visite: se il suo gestionale non lo permette, si usa un export settimanale, oppure non glieli propongo.
02I dati dei miei pazienti dove finiscono?
Il sistema gira su un server in Europa. Nei messaggi non transita nessun dato clinico. Per il modulo vocale la filiera tecnica comprende fornitori statunitensi: glielo scrivo nel contratto invece di dirle che è tutto europeo, perché non sarebbe vero.
03Quanto costa?
Setup una tantum più un canone mensile per sede, che parte da poche centinaia di euro e dipende dal modulo. Il prezzo esatto glielo dico dopo la verifica gratuita, perché prima non so quale modulo le serve.
04Quanto ci vuole a partire?
I moduli che non toccano il gestionale vanno in funzione in una o due settimane. Quelli che leggono l’agenda dipendono da quanto è aperto il suo gestionale, e si scopre durante la verifica.
05Chi risponde se qualcosa si rompe?
Io. Ogni automazione ha un controllo automatico che mi avvisa quando un passaggio fallisce, prima che se ne accorga lei. I tempi di intervento sono scritti nel contratto, non lasciati al buon senso.
06Avete altri studi come referenza?
No, non ancora. Sto cercando i primi due studi pilota, ed è per questo che il prezzo è ridotto e che le mostro i sistemi che funzionano dal vivo invece di raccontarle risultati altrui.
Mi lasci il numero dello studio. Al resto penso io.
Chiamo tre volte in tre fasce orarie, scrivo su WhatsApp, compilo il form del sito e guardo il profilo Google. Poi le mando una pagina con cosa è successo, con l’ora esatta di ogni prova.
- Trenta minuti di lavoro mio, zero suo
- Nessun accesso ai suoi dati, nessun software da installare
- Nessun impegno: se va tutto bene glielo dico e finisce lì
- Risposta entro due giorni lavorativi